Tài chínhChủ doanh nghiệp 5–30 người, không có giám đốc tài chính

Khi tôi nhìn số dư tài khoản hôm nay, tôi muốn biết tháng sau có đủ trả lương và trả nhà cung cấp không, để quyết định ngay bây giờ thay vì chờ tới lúc thiếu.

When I look at today's balance, I want to know whether next month covers payroll and suppliers, so I can act now rather than when it runs short.

Hoàn cảnh của Job

Ai: Chủ doanh nghiệp tự ký mọi khoản chi
Khi nào: Cuối mỗi tháng, và mỗi lần cân nhắc một khoản chi lớn
Điều kích hoạt: Một tháng doanh thu tốt mà vẫn phải hoãn trả một nhà cung cấp
Tình thế: Doanh thu đã ghi nhận và tiền đã về là hai thứ khác nhau
Giới hạn: Không có người làm tài chính, và báo cáo kế toán về sau khi tháng đã kết thúc

Lãi trên sổ mà không có tiền trong tài khoản
Nặng
Doanh thu ghi khi xuất hoá đơn, còn tiền về sau đó nhiều tuần.
Gốc rễ: Kế toán ghi nhận theo dồn tích, còn việc trả lương thì theo tiền mặt
Không biết khi nào khách sẽ trả
Nặng
Hạn thanh toán ghi trên hợp đồng, còn ngày trả thật thì tuỳ khách.
Gốc rễ: Không ai theo dõi thói quen trả tiền của từng khách
Khoản chi lớn xuất hiện không báo trước
Nặng
Thuế, bảo hiểm và gia hạn hợp đồng dồn vào cùng một tháng.
Gốc rễ: Các khoản theo chu kỳ dài không nằm trong tầm nhìn hằng tháng
Báo cáo kế toán tới quá muộn
Vừa
Biết mình đã sai ở tháng trước không giúp gì cho tháng này.
Gốc rễ: Kế toán được tổ chức cho việc tuân thủ, không cho việc điều hành
Không dám nhận đơn lớn vì sợ không đủ vốn
Vừa
Đơn càng lớn thì khoảng cách giữa lúc chi và lúc thu càng dài.
Gốc rễ: Tăng trưởng tiêu tiền trước khi nó tạo ra tiền

Giải pháp không đồng nghĩa với sản phẩm — khách hàng thuê được cả một hành vi hay một cách chống chế.

Phần mềm kế toán
Sản phẩm
Chính xác về quá khứ, và gần như không nói gì về mười hai tuần tới.
Thuê kế toán ngoài
Dịch vụ
Lo phần tuân thủ, và được trả tiền cho việc nộp đúng hạn chứ không cho việc cảnh báo sớm.
Bảng tính dòng tiền tự lập
Cách chống chế
Chủ doanh nghiệp tự dựng đúng thứ phần mềm kế toán không làm, và bỏ cập nhật sau vài tháng.
Nhìn số dư tài khoản mỗi sáng
Hành vi
Công cụ quản trị tài chính thật của phần lớn doanh nghiệp nhỏ.
Gọi nhắc khách trả tiền
Hành vi
Đòn bẩy hiệu quả nhất với dòng tiền, và là việc không ai muốn làm.

Kế toán ghi nhận theo DỒN TÍCH vì thuế đòi thế, còn việc điều hành thì diễn ra bằng TIỀN MẶT.
Vì sao giải pháp hiện có không đủ: Phần mềm kế toán được xây quanh nghĩa vụ báo cáo, và nghĩa vụ đó nhìn về quá khứ — nên công cụ chính xác nhất về tài chính của doanh nghiệp lại là công cụ không trả lời được câu hỏi hằng ngày.
Cơ hội: Một dự báo tiền mặt theo tuần, dựng từ chính hoá đơn và lịch chi đã có trong sổ.
Người duy nhất nhìn thấy toàn bộ số liệu là kế toán, và họ được trả tiền cho việc nộp đúng hạn chứ không cho việc cảnh báo sớm.
Vì sao giải pháp hiện có không đủ: Hợp đồng dịch vụ kế toán mô tả các báo cáo phải nộp; không dòng nào nói tới việc gọi điện khi thấy một tháng sắp hụt tiền.
Cơ hội: Đưa cảnh báo sớm vào chính phạm vi công việc được trả tiền, thay vì trông chờ vào thiện chí.