Công nghệ & AIChủ doanh nghiệp 5–50 người, không có bộ phận kỹ thuật

Khi nhân viên dán nội dung công việc vào các công cụ trên mạng, tôi muốn biết cái gì đang rời khỏi công ty, để không phát hiện ra sau khi đã muộn.

When staff paste work content into online tools, I want to know what is leaving the company, so I do not find out after it is too late.

Hoàn cảnh của Job

Ai: Chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách vận hành, không có bộ phận an ninh thông tin
Khi nào: Sau khi công cụ đã được dùng rộng rãi mà chưa ai đặt quy định
Điều kích hoạt: Thấy một đồng nghiệp dán hợp đồng của khách vào một ô chat
Tình thế: Công cụ hữu ích tới mức cấm là mất năng suất, không cấm là mất kiểm soát
Giới hạn: Không có ngân sách cho giải pháp doanh nghiệp, và không thể giám sát máy cá nhân

Không biết ai đang dùng cái gì
Nặng
Công cụ được dùng qua trình duyệt cá nhân, ngoài mọi danh mục phần mềm.
Gốc rễ: Không cần cài đặt thì không để lại dấu vết nào để đếm
Cấm thì người ta dùng lén
Nặng
Lệnh cấm không làm giảm việc dùng, nó chỉ làm mất luôn khả năng nhìn thấy.
Gốc rễ: Lợi ích thuộc về cá nhân người dùng, còn rủi ro thuộc về công ty
Không phân biệt được dữ liệu nào là nhạy cảm
Vừa
Chưa ai từng phân loại dữ liệu, nên mọi quy định đều mơ hồ.
Gốc rễ: Phân loại dữ liệu là việc nhiều tuần, không đem lại gì nhìn thấy được
Hợp đồng với khách có điều khoản mà không ai đọc lại
Nặng
Nhiều hợp đồng đã cấm đưa dữ liệu cho bên thứ ba từ trước khi các công cụ này tồn tại.
Gốc rễ: Người ký hợp đồng và người dán dữ liệu là hai người khác nhau
Không biết nhà cung cấp giữ dữ liệu bao lâu
Vừa
Điều khoản đổi theo gói và đổi theo thời gian, không ai theo dõi.
Gốc rễ: Điều khoản viết cho bộ phận pháp chế, còn người quyết định là người dùng

Giải pháp không đồng nghĩa với sản phẩm — khách hàng thuê được cả một hành vi hay một cách chống chế.

Ban hành quy định sử dụng
Dịch vụ
Rẻ và nhanh, và không đổi được hành vi nếu không có gì thay thế công cụ bị cấm.
Mua gói doanh nghiệp có cam kết không dùng dữ liệu
Sản phẩm
Giải pháp thật, và giá của nó là lý do phần lớn công ty nhỏ không dùng.
Hỏi thẳng cả nhóm ai đang dùng gì
Hành vi
Cách rẻ nhất để lấy lại khả năng nhìn thấy, và chỉ chạy được khi không kèm hình phạt.
Tự bỏ tên khách trước khi dán
Cách chống chế
Người dùng tự dựng lớp bảo vệ, thủ công và không đều — nhưng nó tồn tại vì nhu cầu là thật.
Chạy mô hình trên máy nội bộ
Sản phẩm
Giải triệt để bài toán dữ liệu, và đòi đúng thứ công ty không có: người kỹ thuật.

Lợi ích của việc dùng công cụ thuộc về cá nhân, còn rủi ro thuộc về công ty — nên cấm chỉ làm mất khả năng nhìn thấy.
Vì sao giải pháp hiện có không đủ: Mọi giải pháp trên thị trường đều bán cho công ty một cách CHẶN, không ai bán cho nhân viên một lý do để khai báo.
Cơ hội: Một lối dùng được phê duyệt sẵn, tiện hơn lối lén — khai báo trở thành đường dễ đi nhất.
Người ký hợp đồng với khách và người dán dữ liệu vào công cụ chưa bao giờ nói chuyện với nhau.
Vì sao giải pháp hiện có không đủ: Ràng buộc nằm trong tệp hợp đồng, còn quyết định xảy ra trong một ô chat — hai thế giới không có đường nối nào.
Cơ hội: Rút ràng buộc về dữ liệu từ hợp đồng ra thành một dòng người làm việc đọc được.