Vận hànhNgười phụ trách vận hành ở công ty 30–300 người

Khi một phần công việc tốn nhiều hơn giá thuê ngoài, tôi muốn biết nên tự làm hay thuê, để quyết định bằng chi phí thật chứ không bằng thói quen.

When a piece of work costs more than buying it, I want to know whether to keep it or outsource, so the decision is made on real cost rather than habit.

Hoàn cảnh của Job

Ai
Người vận hành sở hữu ngân sách của một chức năng
Khi nào
Khi khối lượng vượt năng lực hiện tại
Điều kích hoạt
Một báo giá thuê ngoài thấp hơn chi phí nội bộ ước tính
Tình thế
Chi phí nội bộ hầu như không bao giờ được tính đủ
Giới hạn
Thuê ngoài thì mất dần năng lực nội bộ, và lấy lại rất khó

5 Pains

  • Không biết chi phí nội bộ thật là bao nhiêu

    Nặng

    Lương chỉ là một phần; quản lý, chỗ ngồi và thời gian đào tạo là phần còn lại.

    Gốc rễ: Chi phí gián tiếp không được quy về từng chức năng

  • Thuê ngoài làm mất năng lực nội bộ

    Nặng

    Sau hai năm không ai trong công ty còn hiểu công việc đó nữa.

    Gốc rễ: Năng lực chỉ tồn tại khi còn được thực hành

  • Chất lượng bên ngoài khó kiểm soát

    Vừa

    Hợp đồng mô tả kết quả, còn cách làm thì không kiểm được.

    Gốc rễ: Người mua không nhìn thấy quy trình của bên bán

  • Giá thuê ngoài tăng sau khi đã phụ thuộc

    Nặng

    Năm đầu rẻ, và giá thật xuất hiện khi lấy lại đã đắt.

    Gốc rễ: Giá được đặt theo chi phí rời đi của khách

  • Quyết định bị chi phối bởi ai đang cần bảo vệ đội của mình

    Vừa

    Người sở hữu chức năng đó cũng là người mất người nếu thuê ngoài.

    Gốc rễ: Người phân tích và người chịu hậu quả là một

5 Desired Outcomes

  • Biết chi phí nội bộ đầy đủ

    Chức năng

  • Giữ được năng lực nội bộ dù thuê ngoài

    Chức năng

  • Kiểm soát được chất lượng bên ngoài

    Chức năng

  • Biết chi phí lấy lại tại bất kỳ thời điểm nào

    Chức năng

  • Quyết định mà không bị đọc là bảo vệ ghế của mình

    Xã hội

5 Existing Solutions

Giải pháp không đồng nghĩa với sản phẩm — khách hàng thuê được cả một hành vi hay một cách chống chế.

  • So sánh giá thuê ngoài với chi phí lương

    Hành vi

    Phép so sánh phổ biến nhất, và nó bỏ qua phần lớn chi phí nội bộ.

  • Thuê ngoài một phần và giữ một phần

    Hành vi

    Cách duy nhất giữ được năng lực, và nó đắt hơn cả hai phương án thuần.

  • Đặt chỉ tiêu chất lượng trong hợp đồng

    Sản phẩm

    Đo được kết quả, không đo được cách làm — nên nó bắt sai sót sau khi đã xảy ra.

  • Tự tính chi phí đầy đủ bằng bảng tính

    Cách chống chế

    Người vận hành tự làm việc mà kế toán không làm ở mức chức năng.

  • Nhờ người ngoài chức năng đó phân tích

    Hành vi

    Cách duy nhất gỡ được xung đột lợi ích, và ít công ty nghĩ tới.

2 Opportunity Gaps

  • Người có đủ thông tin để phân tích thuê ngoài hay không chính là người sẽ mất đội nếu câu trả lời là thuê ngoài.

    Vì sao giải pháp hiện có không đủ: Quy trình phân tích luôn giao cho người sở hữu chức năng vì họ hiểu nó nhất, và không quy trình nào tách phân tích khỏi hậu quả.

    Cơ hội: Bảo đảm vị trí của người phân tích trước khi giao việc phân tích, để câu trả lời không còn tốn kém cá nhân.

  • So sánh được làm bằng CHI PHÍ LƯƠNG vì đó là con số có sẵn, còn chi phí thật gồm cả quản lý, đào tạo và năng lực mất đi.

    Vì sao giải pháp hiện có không đủ: Kế toán ghi chi phí theo loại chứ không theo chức năng, nên không ai có sẵn con số đầy đủ cho một chức năng cụ thể.

    Cơ hội: Một cách quy chi phí gián tiếp về từng chức năng, đủ thô để làm được và đủ đúng để so sánh.