Quản lý dòng tiền: vì sao có lãi mà vẫn hết tiền

Một tiệm bán hàng có lãi suốt sáu tháng rồi không trả nổi lương tháng thứ bảy. Không ai gian lận, sổ sách không sai. Đó là chuyện quản lý dòng tiền, và nó là nguyên nhân đóng cửa phổ biến hơn nhiều so với thua lỗ.

Lãi là ý kiến, tiền mặt là sự thật

Lãi được tính theo thời điểm phát sinh: bạn giao hàng tháng Ba thì doanh thu thuộc tháng Ba, dù khách trả tiền tháng Năm. Chi phí cũng vậy.

Tiền mặt được tính theo thời điểm tiền đổi tay.

Hai cách tính này lệch nhau, và khoảng lệch đó là chỗ doanh nghiệp chết. Bạn có thể lãi trên giấy ba tháng liên tiếp trong khi tài khoản cạn dần, vì lãi nằm trong công nợ khách chưa trả và trong hàng chưa bán.

Câu hỏi đúng mỗi tuần không phải "tháng này có lãi không". Nó là: tiền vào tuần này bao nhiêu, tiền ra bao nhiêu, còn lại đủ mấy tuần?

Bốn chỗ tiền bị kẹt

Công nợ khách. Bạn giao rồi, khách trả sau ba mươi ngày. Ba mươi ngày đó bạn đang cho khách vay tiền, không lãi. Với khách doanh nghiệp, con số thật thường dài hơn con số ghi trong hợp đồng.

Hàng tồn. Mỗi món trên kệ là tiền đã ra mà chưa vào. Tồn kho tăng gấp đôi nghĩa là một khoản tiền mặt vừa bị đóng băng, kể cả khi hàng đó chắc chắn bán được.

Trả trước cho nhà cung cấp. Đặt cọc, mua sỉ để được giá tốt, thuê mặt bằng trả trước sáu tháng. Mỗi khoản là một lần đổi tiền mặt lấy một lợi thế trong tương lai.

Chi phí cố định chạy trước doanh thu. Lương, mặt bằng, phần mềm trả hằng tháng. Chúng ra đều đặn bất kể tháng đó bán được bao nhiêu.

Bốn chỗ này cộng lại là khoảng cách giữa "có lãi" và "có tiền".

Vì sao tăng trưởng làm tình hình xấu đi

Đây là phần trái trực giác nhất, và là chỗ nhiều người mất cảnh giác nhất.

Bán gấp đôi nghĩa là: nhập gấp đôi (tiền ra ngay), tồn kho gấp đôi (tiền kẹt), công nợ gấp đôi (tiền về sau), trong khi chi phí cố định thường tăng trước doanh thu, bạn thuê người và thuê kho trước khi doanh thu mới về.

Nên giai đoạn nguy hiểm nhất về tiền mặt thường là giai đoạn đang tăng trưởng nhanh, không phải giai đoạn ế. Ế thì tiền ra ít; tăng trưởng thì tiền ra nhiều trước, tiền vào nhiều sau.

Đó là lý do có những doanh nghiệp đóng cửa ngay sau đơn hàng lớn nhất đời họ. Đơn lớn đòi nhập nhiều, giao xong chờ thanh toán, và khoảng chờ đó dài hơn số tiền còn lại.

Bảng mười ba tuần

Công cụ duy nhất cần ở giai đoạn đầu là một bảng mười ba tuần, khoảng một quý, đủ xa để thấy trước, đủ gần để đoán được.

Ba dòng, mười ba cột:

• Tiền vào: khoản nào, tuần nào, ghi theo lúc dự kiến nhận được chứ không phải lúc xuất hoá đơn.
• Tiền ra: lương, thuê, nhập hàng, mọi thứ đã cam kết.
• Số dư cuối tuần: cộng dồn.

Rồi nhìn dòng thứ ba và tìm ô nào xuống thấp nhất. Nếu ô đó âm hoặc gần âm, bạn vừa biết trước vài tuần, đủ thời gian để làm gì đó.

Cập nhật mỗi thứ Hai, mất mười lăm phút. Đây gần như là phép phân tích tài chính duy nhất mà một doanh nghiệp nhỏ cần làm đều đặn, và nó cứu được nhiều tình huống hơn mọi báo cáo lãi lỗ cộng lại.

Một chi tiết dễ bỏ: ghi tiền vào theo ngày dự kiến nhận thật, không theo ngày đến hạn. Khách quen trả trễ mười ngày thì ghi trễ mười ngày. Bảng này để nhìn thấy sự thật, không phải để trông đẹp.

Bốn cần gạt khi sắp cạn

Xếp theo tốc độ tác dụng:

Thu nhanh hơn. Gọi cho các khoản quá hạn, đề nghị chiết khấu nhỏ cho thanh toán sớm, thu một phần trước khi giao. Nhanh nhất và ít tốn kém nhất, và hay bị ngại nhất.

Trả chậm hơn. Thương lượng giãn hạn với nhà cung cấp, nhiều nơi đồng ý nếu bạn nói trước, và gần như không nơi nào đồng ý nếu bạn nói sau khi đã trễ.

Giảm tiền kẹt trong hàng. Xả hàng chậm luân chuyển, kể cả lỗ. Một món nằm sáu tháng không phải tài sản, nó là tiền mặt đang bị giam.

Cắt chi phí cố định. Chậm nhất vì hầu hết có ràng buộc hợp đồng, nên phải quyết sớm, quyết muộn thì không kịp có hiệu lực.

Thứ tự này quan trọng: ba cần đầu không làm nhỏ doanh nghiệp lại, cần thứ tư thì có. Dùng đúng thứ tự thì bạn qua được chỗ hẹp mà vẫn giữ nguyên năng lực.

Một con số nên biết thuộc lòng

Số tuần sống sót: số dư tiền mặt chia cho tiền ra trung bình mỗi tuần.

Nó trả lời câu hỏi duy nhất thật sự khẩn cấp, nếu từ mai không thu thêm đồng nào, tôi còn chạy được bao lâu?, và nó đơn giản đủ để nhớ và cập nhật hằng tuần.

Dưới sáu tuần là vùng phải hành động ngay, không phải vùng để theo dõi thêm. Trên hai mươi tuần thì bạn có chỗ để thử những việc mất thời gian mới ra kết quả.

Con số này quan trọng hơn doanh thu tháng, và hầu hết chủ doanh nghiệp nhỏ không biết nó.

Vì sao nên trả lương mình một khoản cố định

Một thói quen phổ biến là chủ lấy phần còn lại sau khi trả hết. Nghe có vẻ thận trọng, nhưng nó làm hỏng bảng dòng tiền: chi phí thật của việc vận hành bị giấu đi, và bạn tưởng mô hình khoẻ hơn thực tế.

Đặt một khoản cố định cho mình, kể cả nhỏ, và ghi nó vào dòng tiền ra. Khi đó bảng mười ba tuần mới nói được sự thật, và bạn mới biết doanh nghiệp có tự nuôi được không hay đang được trợ cấp bằng công sức không tính tiền của chính bạn.